当雇主收到“员工告我没签劳动合同”的仲裁申请或法院传票时，首先应保持冷静，避免情绪化对抗。这不仅是常见的劳动争议，更是审视自身用工合规性的重要节点。未签订书面劳动合同的行为，已违反《中华人民共和国劳动合同法》第十条的强制性规定，用人单位需承担相应的法律责任。理性、依法应对是解决纠纷的核心。
第一步，应立即进行事实核查与证据收集。核实该员工的实际入职时间、工作岗位、工资标准以及考勤记录。重点收集能证明劳动关系存续期间及具体情况的证据，例如：工资银行转账记录、盖有公章的工资条、入职登记表、含有工作安排的微信/邮件沟通记录、工作证、考勤打卡截图、包含该员工的社保缴纳记录、同事证言等。这些材料对于厘清事实、确定仲裁时效以及后续协商或庭审至关重要。
第二步，准确评估自身法律责任。根据《劳动合同法》第八十二条及《劳动合同法实施条例》第六条、第七条规定，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。双倍工资的计算起点为用工满一个月的次日，截止时间为补订劳动合同的前一日，最长不超过十一个月。若员工在职已超过一年，则视为已订立无固定期限劳动合同，但员工仍可能主张入职第一年内未签合同的双倍工资差额。同时，需注意劳动争议仲裁时效为一年，从当事人知道或应当知道权利被侵害之日起算。
第三步，主动寻求协商解决。在证据梳理和法律评估基础上，可主动与员工或其代理人进行沟通。表达协商意愿，提出解决方案，例如：补签劳动合同、依法核算并支付未签合同期间的双倍工资差额、就可能存在的其他权益补偿达成一揽子调解协议。协商解决能有效降低诉讼成本、时间消耗及对企业声誉的潜在负面影响。协商过程应注意保留记录，若达成协议，务必签订书面调解协议书，明确权利义务终结条款。
第四步，积极准备仲裁或诉讼程序。若协商无果，则需正式进入法律程序。应按时提交答辩状，围绕仲裁请求，系统性地提交已收集的证据，进行有力抗辩。可能的抗辩方向包括：证明双方已签订有效合同（如电子合同）、主张仲裁时效已过、对员工主张的劳动关系存续期间或工资标准提出异议等。在此过程中，咨询或委托专业劳动法律师至关重要，能有效规避法律风险，维护合法权益。
此事件应成为完善企业人力资源管理的深刻教训。企业必须建立规范的用工流程，确保所有员工在入职一个月内签订书面劳动合同，并依法缴纳社会保险。建立健全的入职、合同、考勤、薪酬档案管理制度，是从根本上杜绝此类法律风险、构建和谐稳定劳动关系的唯一途径。
